managerSeminare, Mai 2013

Mehr Ja zum Nein

Den meisten Menschen geht ein Ja viel leichter über die Lippen als ein Nein. Sie wollen nirgends anecken und niemanden vor den Kopf stoßen. Doch das hat verheerende Folgen: Notorische Ja-Sager überlasten und verzetteln sich, lassen sich fremdbestimmen und von ihren eigenen Zielen abbringen. Im Umkehrschluss bedeutet das: Wer im Job erfolgreich sein will, muss sich ganz bewusst mit den schwierigen vier Buchstaben auseinandersetzen.

 „Kostenlose Vorgespräche gibt es bei mir nicht“, erklärt der PR-Berater Hasso Mansfeld. „Ich komme gern zu einem potenziellen Kunden. Dann berechne ich aber auch meine Beratungsleistung.“ Und auch sonst weiß der Kommunikations-Experte aus Bingen sehr gut, welche Art von Geschäftsbeziehung für ihn in Frage kommt – und vor allem auch, welche nicht. So gibt er seinen Kunden keine Erfolgsgarantie, weil das aus seiner Sicht unseriös sind. Und er macht keine Dumpingpreise, um erst einmal den Fuß in die Tür zu bekommen. „Nein“ sagt er zudem zum Verbreiten von Unwahrheiten, um das Image eines Kunden aufzupolieren. Mansfeld: „Schließlich lebe ich von meiner Reputation.“

Im Laufe seiner Selbstständigkeit ist Mansfeld zum routinierten Nein-Sager geworden und sieht darin ein wichtiges Erfolgsrezept. Er erklärt: „Um sich langfristig auf dem Markt zu behaupten, muss man kurzfristig Aufträge ablehnen.“ Dass sich jemand ein „Nein“ nicht leisten kann, lässt der Berater hingegen nicht gelten: „Es ist ein absoluter Fehlschluss, dass es ein Luxus ist, Nein zu sagen. Es ist die Grundbedingung für eine erfolgreiche Selbstständigkeit.“

Verbreitet und verheerend: das Nicht-Nein-sagen-Können

Mansfelds überzeugendes Plädoyer für das Nein stößt bei Managementberatern und -trainern auf offene Ohren. Auch sie wissen um die Bedeutung des Wörtchens, das vielen Menschen nur schwer über die Lippen kommt. „Wir sagen lieber und schneller fünfmal Ja als einmal Nein“, erklärt etwa der Managementberater Roland Jäger aus Wiesbaden. Und die Hamburger Kommunikationstrainerin Barbara Berckhan hat beobachtet: „Stelle ich in meinem Seminaren eine Hitliste auf, womit meine Teilnehmer am häufigsten Probleme haben, dann steht das Nein-Sagen ganz oben.“

Die Erklärung für die Scheu vor den vier Buchstaben liegt auf der Hand: Wir wollen die Kollegen nicht vor den Kopf stoßen, Kunden nicht verlieren und den Vorgesetzten nicht gegen uns aufbringen. Zudem wurde uns das Ja sagen von klein auf antrainiert, wir wurden auf Konsens und Kompromiss getrimmt. So haben uns laut Berater Jäger Eltern und Lehrer eingetrichtert: „Bloß nicht anecken! Bloß nicht auffallen! Bloß keine Konflikte provozieren!“ Und Berckhan bestätigt: „Bei einem Nein haben wir Angst, wie ein kleines ungezogenes Kind abgestraft zu werden.“

Der Verhandlungsexperte und Autor des Harvardkonzepts William Ury nennt folgende Gründe, aus denen seine Seminarteilnehmer nur schwer Nein sagen können: „Ich will nicht, dass mir dieses Geschäft durch die Lappen geht“, „Ich fürchte mich vor Vergeltungsmaßnahmen“ oder auch: „Ich fühle mich schuldig – ich will niemanden verletzen.“ Ury hat das Nein sogar zur größten Herausforderung unserer Zeit erklärt und ihm ein ganzes Buch gewidmet („Nein sagen und trotzdem erfolgreich verhandeln“).  Darin mahnt er unter anderem: „Wer nicht Nein sagen kann, wird sich in Schwierigkeiten bringen.“

Ein schnelles Ja schadet der persönlichen Entwicklung

Wie verheerend ein fehlendes Nein bereits für das Arbeitspensum sein kann, leuchtet ein: Wer zu schnell Ja sagt, verpflichtet sich zu Dingen, für die er eigentlich keine Zeit hat. Er überlastet sich, hat keine Zeit für Hobbies, Familie und Erholung. Er gefährdet seine Gesundheit und schlittert im schlimmsten Fall in einen Burnout. Auch wenn er wichtige Aufgaben verspätet oder vielleicht sogar gar nicht erledigt, ist trotz der vermeintlich positiven Absicht niemandem geholfen. Zudem schadet das schnelle Ja sagen der persönlichen Entwicklung: Wer ständig anderen zustimmt, rückt zwangsläufig von seinen eigenen Ansprüchen, Wünschen und Zielen ab. Er tut die Dinge, die an ihn herangetragen werden – nicht das, was er selbst sich aussucht. „Wenn ich mich ständig mit dem Drittbesten abgebe, werde ich das Beste nie erfahren“, erklärt Kommunikationsberater Hasso Mansfeld.

Dabei wollen die Berater mit den Ja-Sagern nicht zu hart ins Gericht gehen. Zunächst erklären sie das Ja-Sagen sogar zu einem sympathischen Charakterzug. „Wem es schwer fällt Nein zu sagen, der ist engagiert und will, dass alles reibungslos läuft. Das ist ja zunächst etwas Positives, das man sich auch hoch anrechnen sollte“, erklärt Barbara Berckhan. Menschen mit dem Hang zur Zustimmung verfügten über eine große Empathie, sie würden sofort merken, wenn ihr Gegenüber traurig oder beleidigt ist oder in Schwierigkeiten steckt. Sie lassen sich davon einnehmen und wollen helfen. Die Kehrseite jedoch laut Berckhan: „Ohne ein kräftiges Nein fühlen wir uns wie eine Billardkugel, die von anderen herumgestoßen wird.“ Ihren Seminarteilnehmern schärft sie ein: „Ihr Lebenssinn besteht nicht darin, andere Leute zufriedenzustellen.“

Hinzu kommt: Ohne ein Nein lässt sich keine Entscheidung treffen. Denn zu jedem Ja gehören viele Neins. Wer zu einer Sache Ja sagt, muss mit den anderen Alternativen abschließen. Das zeigt auch: Häufig hat ein Ja einen sehr hohen Preis. Wer zum Beispiel für ein neues Projekt Überstunden macht, sagt Nein zu seiner Familie und seinen Freunden. Wer Ja zu einem Jobangebot sagt, von dem er nicht 100prozentig überzeugt ist, schließt damit andere Entwicklungsmöglichkeiten aus. Ein gewichtiger Grund, sich das nächste Ja sehr gut zu überlegen.

Besonders Frauen fällt das Nein-sagen schwer

In der Regel wird das Nein auch sehr viel besser aufgenommen als befürchtet. „Viele Bedenken erweisen sich im Nachhinein als unbegründet“, weiß die Beraterin Sigrid Meuselbach aus Bergisch Gladbach. Grundsätzlich gelte jedoch: „Man muss es auch aushalten können, wenn andere die Stirne runzeln, schlechte Laune bekommen oder sogar laut werden.“ Damit tun sich ihrer Erfahrung nach insbesondere Frauen schwer. Denn, so die Beraterin: „Der mit Abstand stärkste Motivator von Frauen ist: Werde geliebt! Sei gefällig!“ Sprechen sie ein Nein aus, fürchten sie, nicht mehr gemocht zu werden. Meuselbach: „Ein Nein passt nicht in das Bild vom braven kleinen Mädchen.“

Laut Meuselbach ist dieses Hemmnis einer der großen Karrierestolpersteine für Frauen und das Nein-Sagen daher wichtiger Bestandteil ihres Durchbox-Trainings für weibliche Fach- und Führungskräfte. Bei den Übungen zum Thema beobachtet Meuselbach, dass viele Frauen beim Nein sagen besonders laut und nachdrücklich sprechen, ja sogar wild mit den Armen fuchteln. Doch das sei eine Überreaktion, die lediglich die eigene Unsicherheit und Aufregung verrate. Viel wirksamer sei es, „Nein“ in demselben Tonfall zu sagen, in dem man auch erklären würde: „Ich werde jetzt spazieren gehen.“ Oder: „Ich putze mir die Zähne.“ Es sollte nicht vorwurfsvoll klingen und auch nicht anklagend, sondern sachlich und souverän.

Gute Begleiter des Neins: Hartnäckigkeit und Höflichkeit

Eine besondere Herausforderung ist dies natürlich, wenn das Nein nicht sofort akzeptiert wird. Dann nämlich muss es ebenso gelassen wiederholt werden. Die passende Strategie dazu nennt Barbara Berckhan höfliche Hartnäckigkeit. Bei dieser gilt: Bleiben Sie grundsätzlich so lange standhaft, bis ihr Gegenüber bemerkt, dass Sie sich nicht umstimmen lassen. Berckhan: „Drehen Sie die Hartnäckigkeitsschleifen möglichst ruhig und so oft wie nötig.“

Häufig versucht unser Gegenüber uns auch zu schmeicheln, Schuldgefühle zu erzeugen oder spricht sogar Drohungen aus. Hier hilft laut den Experten: Die Strategien durchschauen und für sich benennen – oder sogar freundlich, aber deutlich ansprechen. Ein sachliches: „Ich sehe, Dir ist das sehr wichtig, aber ich möchte mich nicht unter Druck setzen lassen“, kann sehr wirksam sein. Und auch eine harte Verhandlungssituation lässt sich auf diese Weise entspannen. So erklärte Barbara Berckhan kürzlich einem Kunden: „Sie sind ein beinharter Verhandler und genau deshalb muss ich so genau aufpassen und darf nicht nachgeben.“ Berckhan will einen Auftrag nicht um jeden Preis. „Manche Kunden verliere ich gerne“, sagt sie.

Wie Berckhan gehört auch Gabriele Pieplow, Gleichstellungsbeauftragte bei der Wasser- und Schifffahrtsdirektion Nordwest in Aurich, zu den Frauen, die heftige Gegenreaktionen selbstbewusst aushalten. Als sie in ihrer Behörde für die Zeiterfassung zuständig war, könnte sie nicht allen Wünschen der Mitarbeiter nachkommen. „Das führte natürlich zu Unstimmigkeiten“, erklärt Pieplow. Drohte ein Kollege, zum Chef zu gehen, stand Pieplow prompt auf und sagte: „Das können wir gerne machen.“ Meist sei es dann gar nicht so weit gekommen, berichtet sie. Der andere habe lediglich gehofft, sie würde einknicken. Auch unschöne Kommentare bringen Pieplow nicht aus der Ruhe. Pieplow: „Bei negativen Bemerkungen höre ich schon gar nicht mehr hin.“ Heute als Gleichstellungsbeauftragte sieht Pieplow, dass viele Frauen sich schwerer tun als sie, ein klares Nein zu formulieren. Das fange bei der Körpersprache an. Viele ihrer Kolleginnen würden oftmals zu viel lächeln und den Kopf schräg legen.

Doch das selbstbewusste Nein sagen können auch sie lernen. Ein erster wichtiger Schritt dabei ist das Bitten um Bedenkzeit. Damit ist schon einmal der automatische „Ja“-Impuls außer Gefecht gesetzt. Der Betreffende kann sich Zeit nehmen und überlegen: Will ich die Aufgabe wirklich übernehmen? Was bringt es mir persönlich? Oder auch: Warum fällt es mir so schwer Nein zu sagen?

Voraussetzung für ein klares Nein: das ja zu den eigenen Plänen

Mit etwas Überlegung lässt sich das Nein zudem so formulieren, dass sich das Gegenüber nicht vor den Kopf gestoßen fühlt. Das kann zum Beispiel mit einer Wertschätzung der Anfrage beginnen wie zum Beispiel: „Ich freue mich, dass Sie an mich gedacht haben.“ Sinnvoll kann es zudem sein, die Erledigung der Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt anzubieten oder sie teilweise zu übernehmen. Im Verhandlungsmodus lässt sich auch über die Ausrichtung eines Auftrages sprechen. Bei einer selbstständigen Trainerin kann sich das laut Berckhan zum Beispiel so anhören: „Ein klassisches Verkaufstraining fällt nicht in mein Spezialgebiet. Aber ein Seminar zum Umgang mit unfairen Kunden, das finde ich spannend und würde ich wahnsinnig gern für Sie durchführen.“

So zeigt sich immer wieder: Das Wichtigste, um selbstbewusst Nein sagen zu können, ist das kräftige Ja zu den eigenen Plänen. „Hören Sie auf Ihre eigene Passion“, mahnt Berckhan. Denn wer ein positives Ziel klar vor Augen hat, dem geht das Nein viel leichter über die Lippen. Hinzu komme: „Wenn Sie von etwas begeistert sind und dies auch kommunizieren, müssen Sie weniger kämpfen, die Welt spielt einfach mit.“ Wer für sich die wichtigen Dinge geklärt hat und bereit ist, sich gegen die Ansprüche anderer abzugrenzen, kommt auch laut Jäger kaum noch in die Situation, tatsächlich Kontra geben zu müssen.“ Jäger: „Innere Haltung und Klarheit reichen oft schon aus. Die Umwelt kommt gar nicht mehr auf die Idee, Sie für ihre eigenen Pläne und Ziele zu instrumentalisieren.“ Wichtig dabei: Die eigenen Grenzen klar und konkret abzustecken. Denn, so erklärt Trainerin Meuselbach: „Immer wieder über eine Sache nachzudenken, das raubt Kraft. Ambivalenz zerreißt uns.“ So gelte es zum Beispiel, für Honorarverhandlungen einmal festzulegen: Unter dieser Summe mache ich es nicht. Meuselbach selbst hat unter ihrer Schreibtischunterlage einen Zettel liegen, auf dem sie ihre Mindestforderungen notiert hat.

Ein starkes Nein ist jedoch nicht für Selbstständige in ihren Honorarverhandlungen wichtig. „Auch von klugen Mitarbeitern wird erwartet, dass sie Nein sagen können“, weiß Berckhan. Chefs haben sehr viel mehr Respekt vor einem selbstbewussten Gegenüber. Laut Berater Jäger gelten für Angestellte sogar dieselben Voraussetzungen wie für Selbstständige. Denn, so mahnt er: „Sicherheit kann man heutzutage nur bei sich selbst suchen.“ Zu schnell ändere sich die Unternehmenswelt, wechsele schon allein der Vorgesetzte. Sicherheit entstehe also nicht dadurch, es seinem Chef recht zu machen, sondern viel mehr durch aktives Selbstmarketing und den Aufbau von tragfähigen Kontakten.

Für Selbstständige, Angestellte und auch die Unternehmen interessant: Routinierte Nein-Sager erzielen bessere Ergebnisse in Verhandlungen. Der starke Drang zu Konsens und Kompromiss hingegen führt zu unsicheren oder unbefriedigenden Lösungen, weil die wahren Probleme vertuscht oder nicht offen angesprochen werden. Es gehe dann nicht um wirklich tragfähige Lösungen, sondern um kurzfristige Mogelpackungen, die vor allem der Gesichtswahrung und der Bestandssicherung dienen, erklärt Jäger. Am Ende erreiche keine Partei, was sie wirklich wollte.

Auch schafft es laut Jäger kaum jemand, sich mit einem Nein gegen ein Projekt zu stemmen, von dem alle anderen begeistert sind. Man will schließlich keinen Sand ins Getriebe streuen, die Begeisterung und Motivation der anderen nicht dämpfen. Jäger: „Während meiner über 30-Jährigen Berufstätigkeit habe ich nur einen Dax-30-Vorstand erlebt, der ein großes Projekt gestoppt hat.“ Lieber würden offensichtliche Probleme ausgesessen und am Ende sehr viel größere Verluste in Kauf genommen. Ein Verhalten, das Jäger als Ursache für viele Schwierigkeiten in Wirtschaft und Politik ausgemacht hat.

Mit wachsender Joberfahrung fällt das Nein-sagen leichter

Für den Einzelnen gilt: Wer seine Pläne, Prinzipien und Grenzen kennt, lebt entspannter und kann mit seinen Kräften besser haushalten. Der Verhandlungsexperte Jim Camp verdeutlicht das in seinem Buch „Nein. Die ultimative Verhandlungstechnik für Jedermann“ (siehe Kasten) am Verhalten von Raubtieren. So gibt es immer auch Fälle, in denen der Löwe nicht erfolgreich ist. Er nähert sich der Antilope immer mehr, aber sobald er zurückfällt, gibt er auf. Er würde seine Energie niemals in eine bereits verlorene Sache verschwenden. Er wendet sich ab, weil es nicht schlimm ist, denn es gibt noch genügend andere Beutetiere.

So erklärt auch der Kommunikationsberater Hasso Mansfeld: „Ich habe ein klares Alleinstellungsmerkmal und es gibt naturgemäß sehr viel mehr Unternehmen, als ich beraten kann.“ Seine Prinzipien und sein klares Selbstverständnis haben sich über die Jahre gefestigt, erklärt er. Eine Beobachtung, die auch die Managementexperten machen und damit  all diejenigen ermutigen, die sich noch nicht zu den souveränen Neinsagern zählen: „Mit zunehmender Erfahrung im Job fällt das Nein sagen immer leichter“, so Beraterin Meuselbach.

 

11 Tipps für ein souveränes Nein

Wer sich im Nein sagen übt, kommt seinen eigenen Zielen näher und muss dabei sein Gegenüber nicht vor den Kopf stoßen.

Bedenkzeit erbitten
Der erste Schritt zum Nein ist die Bitte um Bedenkzeit. So wird der automatische Ja-Impuls ausgeschaltet. Der Betreffende kann in aller Ruhe überlegen, ob er zum Beispiel einen Auftrag annehmen oder einen Preisnachlass gewähren möchte.

Alternativen anbieten
Ein schroffes Nein kann den Chef oder den Kunden tatsächlich vor den Kopf stoßen. Besser: Bieten Sie Alternativen an: Erklären Sie, bis wann Sie eine Arbeit erledigen können oder empfehlen Sie einen Experten, der weiterhelfen kann. So zeigen Sie Interesse und Hilfsbereitschaft.

Verhandlungsmodus einschalten
Um die eigenen Ziele zu erreichen, sollte der Verhandlungsmodus gewählt werden. Erklären Sie Ihrem Gegenüber, welche Vorstellungen Sie von einer Zusammenarbeit haben. Welche Aufgaben Ihnen gefallen würden oder welches Angebot Sie als Freiberufler machen können.

Gelassen bleiben
Ein Nein muss nicht entschuldigend und auch nicht dramatisch hervorgebracht werden. Es sollte viel mehr in einem neutralen Tonfall ausgesprochen werden. So wirkt es stärker, selbstverständlicher und souveräner.

Höfliche Hartnäckigkeit
Nicht immer wird ein Nein sofort akzeptiert, häufig ist es nötig, das Nein zu wiederholen. Wichtig auch hierbei: Möglichst ruhig und gelassen bleiben.

Prinzipien festlegen
Prinzipien sind wichtig, um nicht jedes Mal aufs Neue hin- und hergerissen zu werden. Hinzu kommt: Wer etwa „aus Prinzip“ nicht unter einem bestimmten Tagessatz arbeitet, gibt auch seinem Gegenüber ein besseres Gefühl. Denn so richtet sich das Nein nicht gegen ihn persönlich.

Den Preis des Ja-Sagens kennen
Wer Ja sagt, sagt ganz automatisch auch Nein. Wer zum Beispiel Ja zu Überstunden sagt, sagt Nein zu Freunden und Familie. Dies gilt es sich vor Augen zu halten, wenn das Ja mal wieder viel zu schnell über die Lippen gehen will.

Strategien des Gegenübers erkennen
Häufig versuchen unsere Verhandlungspartner uns zu schmeicheln, ein schlechtes Gewissen zu machen oder gar zu drohen. Dann gilt es, diese Strategien zu erkennen, für sich zu benennen oder auch offen anzusprechen.

Die eigenen Ziele kennen
Nur wer seine eigene Passion und seine eigenen Bedürfnisse kennt und weiß wofür er brennt, hat einen guten Wegweiser durch das tägliche Entscheidungsdickicht. Wer zu seinen eigenen Zielen Ja sagt, sagt leichter Nein zu unerwünschten Forderungen und Aufgaben.

Emotionen managen
Ein Nein kann Angst und andere ungute Gefühle auslösen. Diese gilt es zu erkennen und sehr bewusst mit ihnen umzugehen. Zudem ist es wichtige, auch negative Reaktionen auszuhalten zu können.

Selbstmarketing und Networking
Um sich nicht von seinem Chef oder einzelnen Kunden abhängig zu machen, ist Selbstmarketing und Networking besonders wichtig. Denn: Alternativen im Hintergrund mildern die Angst vor den negativen Folgen des Nein-Sagens.

 

Literaturtipps

William Ury: „Nein sagen und trotzdem erfolgreich verhandeln“, Campus Verlag 2009, ISBN 978-3-593-38284-5, 24,90 EUR
Der Erfinder des berühmten Harvard-Konzepts hat bereits vor einigen die große Bedeutung des Neinsagens entdeckt. Um unsere Interessen zu wahren, müssen wir häufig ein klares Nein aussprechen, sagt er. Seine zweite Botschaft: Ein Nein lässt sich so vermitteln, dass das Gegenüber nicht vor den Kopf gestoßen und ein erfolgreiches Ergebnis erzielt wird.

Barbara Berckhan: „Sanfte Selbstbehauptung. Die 5 besten Strategien, sich souverän durchzusetzen“, Kösel Verlag 2006, ISBN 978-3-466-30707-4, 10 EUR.
Eine der Selbstbehauptungsstragien von Barbara Berckhan ist das freundliche Nein. Gemeinsam mit höflicher Hartnäckigkeit bringt es uns im Berufs- und Privatleben den eigenen Zielen näher.

Roland Jäger: „Ausgesessen. Warum uns die Kultur des Nicht-Entscheidens unsere Zukunft kostet“, orell füssli, Erscheinungstermin: April 2013, 21,95 EUR.
Das Nichtentscheiden hat Berater Jäger als großes Defizit in Politik und Wirtschaft ausgemacht. Er erklärt: Gute Entscheider sind auch gute Neinsager. Schließlich bringt jedes Ja gleich mehrere Neins mit sich.

Jim Camp: „Nein. Die ultimative Verhandlungstechnik für Jedermann“, Börsenmedien AG 2010, ISBN: 978-3-941493-19-3, 22,90 EUR.
Auch der amerikanische Verhandlungstrainer Jim Camp erklärt das Nein zum nützlichsten Wort des Lebens. Ein Nein befreit und beschützt und ist seiner Ansicht nach in einer Verhandlung oftmals der Anfang und keinesfalls das Ende.

ANDREA BITTELMEYER

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